Aqa
Posty: 2316
Rejestracja: niedziela 26 sie 2007, 19:46

Korekta stanu zb. finansowego po komputeryzacji.

środa 19 wrz 2007, 11:43

Chciałabym usłyszeć głosy tych, którzy to robili. Praktycznie.
Po całkowitym wprowadzeniu wszelkich zbiorów do bazy komputerowej są różnice w komputerowym wyliczeniu stanu zbiorów a dotychczasowym "kartkowym". Zjawisko nie jest zadziwiające. W księgach są błędy, widzę je, spotkałam się /jak większość bibliotekarzy pracując lata/ z pozycjami wykreślonymi a istniejącymi, itp. Wypadałoby napisać protokół określając powody rónic, przyjąć dane komputerowe jako aktualne, wiarygodne /w końcu wyeliminowane błędy/. Ale.. zawsze jakies jest ale.
Rozmawiałąm z dyrektorem, rozumie sprawę.
Wszystko JEST logiczne. Problem w księgowości. Pani jest przerażona, "nie widzi" jak to praktycznie zrobić, najlepiej "znaleźć błędy w księgach i je wyeliminować'.... .Tak. Ja tego "nie widzę" z kolei. Nie ma nawet zachowanych rachunków z lat do 1945 r. - jak niby sprawdzić poprawnosć wpisu? Nie wspomnę o samym sprawdzaniu- bo już sie denerwuję.
Dlatego pytam- kto to przeszedł praktycznie? Pisał protokół z sugestią przyjęcia aktualnego stanu?

do2006
Posty: 23
Rejestracja: czwartek 13 wrz 2007, 17:29

środa 19 wrz 2007, 23:03

Witam. W mojej bibliotece jest tak samo. Kończę komputeryzację, ale już teraz nie mam zgodności danych np. wartości księgozbioru.Jeszcze nie myślałam ,jak ten problem rozwiązać rozwiązać.

Maria
Posty: 3358
Rejestracja: środa 12 kwie 2006, 08:55
Kontakt: Strona WWW

środa 19 wrz 2007, 23:13

U mnie jeszcze "trochę" do końca, ale nie rozumiem w czym problem, jeżeli dyrektor zna sprawę, to księgowa robi korektę stanu na koniec roku w sprawozdaniu ze stosowną adnotacją co i dlaczego to dyrektor odpowiada za finanse szkoły.

Aqa
Posty: 2316
Rejestracja: niedziela 26 sie 2007, 19:46

czwartek 20 wrz 2007, 11:17

Dzięki, że odpowiedziałyście. Mario, gdybyś miała jakieś informacje na ten temat, np. czy jest sie na czym oprzeć pisząc protokół /ja bym napisała normalnie: stan taki a taki wg dotychczasowych wyliczeń, stan komputerowy taki a taki. Przyczyny różnic dostrzeżone../ogólnie, nie co do pozycji bo to cyrk/.. przyjęcie stanu komputerowego jako skorygowanego..
Ale moja księgowa jest szczególnie oporna na wszelkie wprowadzane "zamieszania", chciałaby podstawy prawnej, a takiej chyba nie ma. Mogłabym w 3 sek. uzyskać bieżący stan na ządanie: ile czego mam, rozbicie na rodzaje zbiorów itp. Wydrukować. A tu masz...

M.

czwartek 20 wrz 2007, 12:50

moja biblioteka została już skomputeryzowana, różnice oczywiście wyszły w stanie księgowym
moja księgowa stwierdziła, że musimy spróbować wyjaśnić to co się da - błędy powstały przy przepisywaniu ksiąg (mnie wtedy jeszcze nie było) oraz ze strony poprzedniej księgowej (wciągnięcie na stan biblioteki np. kosztów przesyłki lub nie policzenie udzielonego rabatu) i sił nadprzyrodzonych ;)

udało nam się wyprowadzić 4 lata do tyłu - zgodziły się po poprawkach - więcej ich było u księgowej :)

a resztę - tak na prawdę ogólną wartość księgozbioru - na razie pozostawiono bez zmian, ale... powiedziała, że jeśli ja nie mogę już niczego poprawić to ona przeksięguje stan biblioteki z wyjaśnieniem, że po skomputeryzowaniu biblioteki i dokonaniu porównania i sprawdzenia stan księgowy biblioteki wynosi tyle i tyle.
oczywiście nie jest to łatwe i proste ale da się zrobić i poprawić :)

pozdrawiam i życzę powodzenia :)

Maria
Posty: 3358
Rejestracja: środa 12 kwie 2006, 08:55
Kontakt: Strona WWW

czwartek 20 wrz 2007, 14:55

Niestety nie wiem czy jest podstawa prawna czy nie bo sprawy prawne dot. finansów winna znać księgowa. Powiem tylko tak, że skoro można sprawdzać i wyjaśniać księgozbiór np. po denominacji czyli od 1995 roku( chyba) czyli 12 lat w tył, to zdecydowanie trudniej wyjaśniac cały np zbierany przez 60 ( i więcej ) lat. Wiadomo jakie były perturbacje z cenami od 1945 roku, w jaki sposób funkcjonował zakup książek np. talony, subskrypcje, niektóre,( mówię o tych ostatnich) nie zawsze dokończone, ale zapłacone, talony rozdane wartośc doliczona a fizycznie książek nie było, długo by jeszcze wyliczać. Reasumując po komputeryzacji zbiorów zawsze wyjdą różnice, mądre księgowe o tym wiedzą i robią adnotację z korektą.
Oczywiście, można nie " drażnić" księgowych samemu ową korektę zrobić uzgodnic z dyrektorem, poprosic o jego podpis, podpisac się i dać księgowej do zaksięgowania ostateczny stan finansowy księgozbioru na dzień taki a taki.

Aqa
Posty: 2316
Rejestracja: niedziela 26 sie 2007, 19:46

czwartek 20 wrz 2007, 15:25

Dzięki. Zobaczymy co dalej. Jakoś się w końcu dogadamy. Ja pracuję w tej bibliotece 19 lat. A sama biblioteka istnieje 88. Jestem młodsza.. :D

ksanna
Posty: 140
Rejestracja: wtorek 17 lut 2009, 23:48

Re: Korekta stanu zb. finansowego po komputeryzacji.

wtorek 04 sty 2022, 14:24

Czy ktoś z Państwo może podzielić się jeszcze doświadczeniem odnośnie korekty stanu finansowego po komputeryzacji?

Aqa
Posty: 2316
Rejestracja: niedziela 26 sie 2007, 19:46

Re: Korekta stanu zb. finansowego po komputeryzacji.

wtorek 04 sty 2022, 20:31

Tak. Jakich informacji potrzebujesz?

ksanna
Posty: 140
Rejestracja: wtorek 17 lut 2009, 23:48

Re: Korekta stanu zb. finansowego po komputeryzacji.

środa 05 sty 2022, 09:37

Tak. Jakich informacji potrzebujesz?
Czy przy dość dużej niezgodności (ok. 1000 zł) nie było problemu z korektą? Biblioteka ponad 35 lat. Czy zastosowałaś wzorzec protokołu z Biblioteki w Szkole?

Aqa
Posty: 2316
Rejestracja: niedziela 26 sie 2007, 19:46

Re: Korekta stanu zb. finansowego po komputeryzacji.

środa 05 sty 2022, 11:32

Komputeryzowałam bibliotekę: 21 000 woluminów, księgozbiór główny, zbiory specjalne do ok. 2004 roku. W trakcie komputeryzacji robiłam notatki z dostrzeżonych nieprawidłowości i wszelkich dostrzeżonych różnic, np. podliczenie strony (a podliczyłam, widząc przekreślenia bez podpisu i więcej niż 20 wpisów na stronie) nie zgadzało się z zapisem na dole- podliczeniem strony. Były nieczytelne wpisy z wartościami- lata 40- 50 te XX wieku (biblioteka ma fajną część starych zbiorów, np. z przyrody, z okresu zaborów jeszcze, z pieczęciami nieistniejących księgarni. Zachowałam te zbiory jako cenną kolekcję), były miejsca bez wartości- ale podliczenia wskazywały na "dodanie" wartości bez wpisania, itp.
W sformułowaniu protokołu pomogła mi Maria, moderator forum, która wcześniej niż ja się przebijała przez tą formę dokumentu. Dziękuję, Mario :) ponownie, jak sobie przypominam po latach Twoją pomoc :)
Spisałam protokół skierowany do dyrekcji szkoły, taki jak w formularzu naszego czasopisma, z prośbą o uznanie korekty wartości księgozbioru i przyjęcie uporządkowanej wartości w toku komputeryzacji. Wpisałam powody korekty, wymieniając niektóre istotne nieprawidłowości z papierowych ksiąg. Dyrekcja zrozumiała sprawę, po moim dokładnym wyjaśnieniu, księgowa zaakceptowała.

Protokół korekty jest standardową formą uporządkowania wartości księgozbioru, trzeba tylko przygotować jasne argumenty. Tysiąc zł to spora różnica, ale jeśli tak wychodzi, i masz argumenty to tak musi być. Wartość nie jest czasem sprzed denominacji? Pewnie pamiętasz o tym, że musisz dzielić wartości na te sprzed i po denominacji, zawsze.

Wróć do „Biblioteka w Szkole - Forum Ogólne”

Kto jest online

Użytkownicy przeglądający to forum: Bing [Bot] i 80 gości