Forum „Biblioteki w Szkole”

Witam,
Mam założone dwie księgi: inwentarza głównego i podręczników. Moja poprzedniczka do każdego dowodu wpływu (faktury) sporządzała specyfikacje.
Zastanawiam się czy jest to konieczne skoro mam faktury? Czy mogę wpisywać nr faktury jako numer dowodu wpływu? czy zrobić specyfikację i podawać jej numer jako nr dowodu wpływu?

Wracając do tematu, dowody wpływów obu tych ksiąg przechowywane są osobno i nie wiem czy numery specyfikacji mają się uzupełniać czy również mają być oddzielne. Np. pierwsza specyfikacja z inwentarza głównego w tym roku ma nr 1/14, więc pierwsza specyfikacja z księgi podręczników może mieć nr 1/14 p czy powinien to być nr 2/14 p?

Musisz samodzielnie numerować dowody wpływu, zarówno faktury, jak i sporządzane przez Ciebie protokoły przyjęcia darów. Dowody wpływu numeruje się w obrębie roku kalendarzowego, dla każdej księgi (głównej, podręczników, zbiorów specjalnych) numeracja jest oddzielna.

Czyli muszę robić specyfikacje do każdej faktury? Czy specyfikacje robić tylko wtedy, gdy nie mam faktury?

Do każdej faktury. Musisz napisać na fakturze: "Dowód wpływu nr 1/2014 dla księgi głównej" albo "Dowód wpływu nr 1/2014 dla rejestru podręczników"

Dziękuję, tak właśnie wysłałam, że moja poprzedniczka niepotrzebnie gromadziła papiery...

Augustowianka pisze:Musisz samodzielnie numerować dowody wpływu, zarówno faktury, jak i sporządzane przez Ciebie protokoły przyjęcia darów. Dowody wpływu numeruje się w obrębie roku kalendarzowego, dla każdej księgi (głównej, podręczników, zbiorów specjalnych) numeracja jest oddzielna.

Mam pytanie - w jaki sposób ty numerujesz darowiznę książek, a w jaki darowiznę zbiorów specjalnych? Nie wystarczy prowadzić numeracji ciągłej, np. 1D/2014 (książki), 2D/2014 - (zbiory specjalne)?

U nas księgozbiór główny jest bez oznaczenia literowego i wtedy pisze tylko dowód nabycia 1/2014. Księgozbior broszur ma literę B i wtedy piszę B 1/2014. A ksiega zbiorow specjalnych (u nas audiowizualnych) ma literkę A i wtedy A 1/2014. A ubytki - U 1/2014.

W "mojej" bibliotece do każdej księgi inw. (głównej, broszur....) jest prowadzony odrębny rejestr (teczka), w obrębie którego faktury czy protokoły przyjęcia darów mają nadawane kolejne numery - 1/2014,2/2014... I tak samo jest z dowodami ubytków. Żadnych dodatkowych wyróżników literowych nie stosuję.

U mnie ciągła numeracja w obrębie roku dla zakupów np 1/2014 i odrębna dla darów 1D/2014 bez wzglegu na typ dokumentu czy rodzaj księgi. Na odwrocie rachunku opisuję pod jakim nr inwentarz. i gdzie wpisałam.

lenka196 pisze:Witam,
Mam założone dwie księgi: inwentarza głównego i podręczników. Moja poprzedniczka do każdego dowodu wpływu (faktury) sporządzała specyfikacje.
Zastanawiam się czy jest to konieczne skoro mam faktury? Czy mogę wpisywać nr faktury jako numer dowodu wpływu? czy zrobić specyfikację i podawać jej numer jako nr dowodu wpływu?

Wracając do tematu, dowody wpływów obu tych ksiąg przechowywane są osobno i nie wiem czy numery specyfikacji mają się uzupełniać czy również mają być oddzielne. Np. pierwsza specyfikacja z inwentarza głównego w tym roku ma nr 1/14, więc pierwsza specyfikacja z księgi podręczników może mieć nr 1/14 p czy powinien to być nr 2/14 p?

Jesli o mnie chodzi, to nie prowadzę specyfikacji oddzielnej dla każdej księgi inwentarzowej. Dowody wpływu numeruję w obrębie roku kalendarzowego, np. 1/2013, 2/2013, 1/2014, 2/2014, 3/2014 itd., ale dla wszystkich ksiąg inwentarzowych wspólnie, a mam ich - z tego co pamiętam - to 5.

Dzień dobry!9
Poprzedniczka gromadziła dowody wpływu w jednej teczce, z numeracją ciągłą (wspólną dla wszystkich rodzajów ksiąg).
Wolałabym je mieć rozdzielnie - tylko co z fakturami na których są pozycje, które zostają wpisane do różnych ksiąg (do głównej i do zbiorów specjalnych)? W takiej sytuacji należy tę fakturę skserować?

Fakturę kseruję, a na odwrocie opisuję (np.na jednym egzemplarzu f-ry: poz. 1-6, 8-9 - księgozbiór główny, na drugim egzemplarzu: poz 7 - zbiory specjalne).

Dziękuję bardzo:-*
Nie wiem, czy ta moja zmiana ma sens, bo nigdzie nie znalazłam takich wytycznych (w sprawie gromadzenia dokumentacji ubytków jest to jasno zapisane), ale wydaje mi się, że tak będzie przejrzyściej. Obym się z tego za jakiś czas nie musiała wycofywać;-)

Przy okazji spytam. Czy po rozliczeniu dotacji można zniszczyć specyfikacje?

Dla pewności trzymam przez rok. Gdy zaczynają się formalności z nowymi zamówieniami podręczników, wtedy stare niszczę.