Poprzedniczka nie powadziła księgi inwentarzowej podręczników!!!

[Light Sarah]

Dzień dobry,
to mój pierwszy post na tym forum.

Zwracam się z prośbą o pomoc, ponieważ jestem w bardzo trudnej sytuacji jako nowa (i jedyna) bibliotekarka w szkole działającej dopiero rok. Jestem też dość świeżą bibliotekarką, bo w sumie przepracowałam do tej pory tylko dwa i pól roku, przy czym nigdy wcześniej nie pracowałam sama i nigdy nie byłam główną bibliotekarką.
Otóż w tym tygodniu - gdy przybyłam do szkoły przygotować nowe podręczniki tak, aby móc wydawać je uczniom już na początku roku - okazało się, że moja poprzedniczka w ogóle nie prowadziła księgi inwentarzowej podręczników. Zapisywała sobie gdzieś (ale nie w szkole), jaki był ostatni wpisywany numer, prowadziła także zeszyt, w którym pisała, podręczniki z którymi numerami były wypożyczone przez daną klasę (ale prowadziła to w sposób chaotyczny - np. na początku zeszytu jest napisane, podręczniki do muzyki z którymi numerami wypożyczyła 6a, a kilka lub kilkanaście pustych kartek dalej znajdują się informacje na temat tego, które egzemplarze podręcznika do polskiego wypożyczyła 4b.

Nie mam pojęcia, co trzeba będzie robić w bliskiej przyszłości, gdy trzeba będzie pozbyć się nieaktualnych podręczników z 3 i 6 klasy (i w ogóle kto i jak będzie musiał się tym zająć).

Nie mam pojęcia, co robić teraz - w tym tygodniu przybiłam pieczątki w nowych podręcznikach i zaproponowałam dyrekcji (na co się zgodziła), że po prostu będę wydawała uczniom wszystkie podręczniki, także te z niewpisanymi numerami, i będę zapisywała, kto wypożyczył podręczniki z numerami, a kto bez numeru, oraz pilnowała, aby każdy się wpisał do swojego podręcznika.

W przyszłym tygodniu niestety nie będę mogła przysiąść nad tym problemem, bo muszę wtedy zająć się podręcznikami w swojej poprzedniej szkole, gdzie mam umowę do końca sierpnia (tam na szczęście wszystko jest w porządku, poza tym poza mną pracuje tam jeszcze jedna osoba).

Jak to wszystko wygląda z perspektywy prawnej? Co mam robić? Jestem w rozpaczy.

[KaWa]

Nie bardzo wiem, co napisać. Poraziła mnie ta sytuacja. Ja bym chyba założyła księgę inwentarzową i wpisała podręczniki, które teraz wpływają. W razie jakiejkolwiek kontroli, Ty będziesz w porządku. Problem jest z tymi z poprzednich lat. Teraz już nie ma czasu wpisać ich do księgi, poza tym pewnie są jakieś ubytki. Szkoda, że poprzedniczka narobiła takiego bigosu, a tyle jest dostępnych informacji, jak postępować z podręcznikami.

[Light Sarah]

A co zrobić wtedy z podręcznikami, które dostały numery od niej? Zostawić na nie miejsce?

[Aqa]

Zajęłabym się wyłącznie nowymi podręcznikami, w kwestii ewidencji. Rozumiem, że duża część starszych podręczników, czyli z czasów poprzedniczki, nadal musi być w użyciu- a nie jest numerowana. Te, ułożyłabym klasami, tytułami i ponumerowała roboczo- nawet po to, by mieć orientację ile ich jest i zgłosić to na piśmie dyrekcji. Roboczy numer, np. zielonym kolorem i wybraną literą. Po rozmowie z księgową wiedziałabym z którego roku są jakie tytuły i kiedy do odpisu. Odpis na podstawie faktur księgowej- która pani w bibl. powinna mieć jako kopie, rozumiem, że nie ma ich.
Na początek poszłabym do dyrekcji z propozycją takiego rozwiązania i prośbą o akceptację, bo innego nie widzę.

[Light Sarah]

Wszystkie stare podręczniki były numerowane i nie było to numerowanie losowe - moja poprzedniczka zapisała sobie, jaki był ostatni numer, ale ma to zapisane gdzieś w swoim domu, a kiedy w zeszłym tygodniu próbowałyśmy się z nią skontaktować, była akurat na wczasach.
W takim razie chyba lepiej najpierw zająć się układaniem starych podręczników?
[Tutaj problemem jest to, że ostatni podręcznik ponumerowany przez poprzedniczkę może znajdować się w posiadaniu dziecka, które jeszcze go nie oddało (zwłaszcza że nigdzie nie ma listy dłużników.]

[Zuzza]

Być może więc poprzedniczka ma księgę inwentarzową podręczników w domu. Czy sprawdzałaś, czy może jest program komputerowy i podręczniki spisano w jakimś programie i tylko nie ma wydruku? na razie trzeba po prostu sprawdzić realizację nowego zamówienia i ostemplować podręczniki, a potem czekać na powrót tej pani. Pamiętaj - nie stempluj wszystkich egzemplarzy, w razie zwrotu tylko nieostemplowane przyjmują.

[Light Sarah]

Do e-biblio został wprowadzony tylko księgozbiór główny. Nie wiem, czy jest plik w komputerze, w którym mogłyby znajdować się numery podręczników.
Nowe podręczniki są już ostemplowane (część zostawiłam niepodbitych właśnie z tego powodu, o którym mówisz ).

[Light Sarah]

Piszecie o tym, aby wprowadzać do księgi tylko nowe podręczniki - ale co zrobić ze starymi podręcznikami, które już mają numery? Założyć później dla nich osobną księgę inwentarzową?

[Aqa]

Trudno ci radzić z sensem, nie widząc tego, co tam masz. Jak powinna wyglądać strona finansowo- księgowa podręczników:
- kopie faktur w teczce/ segregatorze w bibliotece, oryginały w księgowości
- tam, gdzie księgowość wlicza podręczniki do zbioru głównego /nie kopiemy się z koniem, chociaż NIE mamy prawa wpisać podr. do księgi inwentarzowej głównej, wartość podać musimy /, w każdym roku prowadzone są porównania stanu finansowego- stan w księgowości i w bibliotece /czyli porównanie wpływu z faktur i ubytków podr./
- tam, gdzie księgowość nie wlicza podręczników do zbioru głównego / w nie powinna wliczać/, biblioteka powinna posiadać teczkę/ segregator z fakturami i mieć podliczony KAŻDY rok wpływów, każdego rodzaju zbiorów /oraz ubytków/, bez względu na to, jaki to rodzaj zbiorów /np. broszury/
Czyli- nie rozumiem zupełnie, jak w twojej bibliotece może nie być wyliczonego stanu finansowego owych podręcnzików, rok po roku, księgowość rozlicza dotację, to być MUSI.

Nie zakładałabym księgi podręczników wstecz, wyłącznie na bieżąco, w tym, za co odpowiadasz TY. A że podręczniki jakieś są, bez wpisania do ksiąg, niestety, dla porządku finansowo - księgowego, możliwości ubytkowania nieaktualnych \ podr. , udałabym się do:
- dyrekcji
- księgowości
na konsultacje, co to było w ubiegłych latach liczone, ile, jak, gdzie. By odpisać podręczniki musisz mieć wiedzę, CO i NA ILE zostało w księgowości ujęte w poprzednim okresie.

[EMT]

Założyłabym zupełnie nową księgę inwentarzową do podręczników, które obecnie Ty otrzymujesz na podstawie faktur - z odpowiednim kwalifikatorem. My mamy takie dwie - "n" (dla przeszłego gimnazjum) i "sp" - dla podręczników podstawówki po reformie. Z zastanym bałaganem nic bym nie robiła oprócz przemyślenia sobie sposobu wypożyczania tych książek.

[Light Sarah]

Może w końcu się odezwę i powiem, co zrobiłam.
Dyrekcja cały czas była i jest informowana o tym, co robię, skorzystałam z pomocy bardzo doświadczonej bibliotekarki. Za jej radą założyłam księgę inwentarzową podręczników i zostawiłam w niej miejsce na podręczniki z zeszłego roku, a nowe wpisywałam stosując uproszczoną numerację (czyli np. podręczniki do historii z jednej faktury wpisałam pod jednym numerem). Resztą podręczników zajmę się w wolnej chwili.

Teraz zajmuję się sprawdzaniem tego, czy w książkach z księgozbioru głównego są wpisane numery zgodne z księgą inwentarazową - bo lekkie rozbieżności niestety są (cieszę się, że tych książek jest tylko 1,500).