piątek 05 mar 2021, 12:28
Jeżeli przeprowadziła Pani komputeryzację zbiorów, ustaliła z księgowością stan finansowy, to wykonała Pani najważniejsze zadanie. Wartość ubytków powinna być znana, ale jeśli tu nie jest, trzeba wprowadzić zasady zgodne z przepisami:
- każda księga (czyli rodzaj księgozbioru) jest oddzielnie prowadzona: ilość woluminów, wartość- w tym wartość po odjęciu ubytków
- musi być prowadzony rejestr ubytków dla każdego rodzaju zbioru oddzielnie
- suma wartości każdej księgi inwentarzowej w obrębie każdego rodzaju zbiorów i suma ubytków wynikająca z rejestrów stanowi ostatecznie wartość księgozbioru, którą się porównuje z księgowością (minimum raz w roku)
Rozumiem, że Pani przejęła bibliotekę (nie wiem, czy był podany stan finansowo- księgowy, zgodny z zapisami w księgowości, a być powinien, w chwili przejęcia biblioteki po kimś innym) i w tej chwili ma ustalony stan finansowy, z księgowością, jednak nadal nie jest prawidłowo założona dokumentacja: rejestry ubytków.
Radziłabym formalnie to przeprowadzić, by nie być obarczoną kontynuacją błędnego prowadzenia uproszczonej księgowości. Spisałabym protokół zastanego stanu, opisałabym zastosowane działania i zasugerowała dyrekcji konkretne rozwiązania. Wszystko zwięźle i krótko. W propozycji- ujęłabym uznanie stanu obecnego za wyjściowy, w wyniku przeprowadzenia komputeryzacji (czyli uporządkowania danych) i ustalenia stanu fin. z księgowością, uznała za konieczne założenie rejestrów dla każdego zbioru oddzielnie, od dnia ... (dnia ustalenia danych z księgowością). Po zatwierdzeniu tego przez dyrekcję (kopia w dokumentach, oryginał do księgowości), wykonałabym te zadania.