Problem ze spisem

[Valak]

Dzień dobry Państwu!
Mam taki syf w jednostce, że nie ogarniam. Mam do Państwa pytania, co do których mam nadzieję znajdę odpowiedź tutaj.
1. Mam za zadanie przeprowadzić inwentaryzację, ale już teraz widzę że coś jest nie tak w księdze inwentarzowej, ponieważ spis zatrzymał się na 2006 roku.
Problemem są książki, które wg mojej oceny są trudne do zidentyfikowania, fizycznie nie są oznakowane, a w księdze inwentarzowej mają niezupełne tytuły, dziwne skróty i przy tym ciężko zidentyfikować z tym co mam fizycznie na stanie. Czy można w tej samej księdze inwentarzowej rozpocząć spis od nowa przepisując stany po przeprowadzonej inwentaryzacji ? Oczywiście problemem będzie wycena. Tam gdzie będę w stanie odtworzyć wartość z poprzednich zapisów to oczywiście przepiszę jeszcze raz do nowego spisu, a w przypadkach gdzie nie będzie możliwości to oczywiście przeprowadzę wg cen rynkowych. Tych książek, nie ma dużo chyba z 700 szt., ale czy takie praktyki są dozwolone???
2. Pracuję w małej jednostce wychowania pozaszkolnego, oczywiście nie funkcjonuje biblioteka. Książki są gromadzone w szafach gdzie wychowankowie jednostki mają bezpośredni dostęp. Czy w związku z tym przeprowadza się skontrum, czy tylko inwentaryzację co 4 lata?

[Zuzza]

Najpierw proponuję :
1.policzyć ile jest książek "na półce", a ile wpisano. Bo może książki , które są, kupowano tylko do 2006.
2. poszukać listy książek ubytkowanych. Może ktoś ma taką, może jak nie w tych szafach , to u księgowej.
3. policzyć książki bez żadnych numerów i sprawdzić ich stan. Jeśli książka nie jest nigdzie wpisana, a jest zniszczona, to może powinna być po prostu wyrzucona.
4. Pogadać z pracownikami, popytać kto się tym zajmował, może uda się z tą osobą porozmawiać, uzyskać jakieś informacje, dlaczego taki stan. I czy może jest księga inwentarzowa komputerowa, tylko nikt o tym nie poinformował.
5. I może od tego zacząć, porozmawiać z księgową, jaka wartość tego majątku, czy jest to gdzieś ujęte, czy może są kopie faktur - powinny być jeśli to sumowano i kupowano. Bo może nikt tego nie ujął nigdzie na stanie majątku , może to jakieś dary są, które nie były oficjalnie przejmowano.

odnośnie wyjaśnienia - w księdze nie musi być calutki tytuł, a jedynie jego część

[Valak]

Dziękuję za odpowiedź.
Chciałbym podkreślić, że nie funkcjonuje u nas biblioteka, a sprawami książek zajmowała się tylko główna księgowa, która obecnie jest na emeryturze.Na chwilę obecną pełnię ja funkcję głównego księgowego, więc ogarniam ten temat po niej. Nikt nie jest w stanie mi pomóc w tym temacie, ani Dyrektor, ani nauczyciele. Jedyne co, to posiadam informację w postaci stanów w księdze inwentarzowej wyposażenia - swoją drogą uważam, że powinna być księga inwentarzowa księgozbioru...

Policzyłem książki na sztuki, wpisano 129 (stan wg księgi inwentarzowej wyposażenia), a na jest półce 392. (byłem przerażony, bo myślałem, ze będzie więcej - uff... )
Niestety nie funkcjonował u mnie w jednostce rejestr ubytków, przybytków, czy jakikolwiek rejestr komputerowy - jedynym źródłem informacji jest ta księga wyposażenia (chociaż niepewnym)

Wiem, że tytuł książek nie musi być cały, ale jak widzę wpis w księdze wyposażenia pod nazwą ,,Książka - 5 szt" , albo ,,Podręcznik..." to nie jestem w stanie tego namierzyć z fizycznym stanem - tak naprawdę co druga książka wg księgi jest nie do namierzenia.

Jestem ogromnie wściekły, na to co tam zastałem

[bibliotheca]

Proponuję założyć nową księgę inwentarzową księgozbioru i na nowo wpisać książki faktycznie istniejące na półce i nadające się do wykorzystania. Jeśli chodzi o stan finansowo-księgowy księgozbioru, to w związku z pozostawionym przez poprzedniczkę bałaganem, sporządziłabym odpowiedni protokół (z opisem: stanu zbiorów, niekompletnymi wpisami w księdze inwentarzowej, brakiem odzwierciedlenia wartości zbiorów w konkretnych paragrafach księgowych itp. ) na podstawie którego wnioskowałabym o zgodę do dyrekcji na utworzenie nowej księgi inwentarzowej na podstawie stanu faktycznego i przyjęciem wartości księgozbioru notą księgową według tej nowej księgi. Myślę, że to najłatwiejszy sposób by wyprowadzić bibliotekę "na prostą". Nie wiem czy jako placówka podajecie dane do SIO, ale jeżeli tak to proszę tam sprawdzić ostatni stan ilościowy zbiorów i takie dane również ująć w protokole/wniosku. Oczywiście z czasem należy także założyć obowiązującą w bibliotekach systemu oświaty pozostałą dokumentację: rejestr ubytków, wykazy przybytków, księgę inw. na zbiory audiowizualne, podręczniki itp.
Trochę mnie dziwi, że w Waszej placówce biblioteką zajmuje się księgowy a nie nauczyciel np. w ramach dodatkowego zakresu czynności. Według mnie księgowy nie może właściwie sam siebie kontrolować i co roku uzgadniać stanu finansowego zbiorów bibliotecznych. Dokumenty księgowe (faktury, paragrafy) to jedno, a dokumentacja biblioteki (księgi inw., rejestry ubytków, kopie faktur itp) to drugie. Może należałoby porozmawiać z dyrekcją właśnie na temat "przekazania" biblioteki pod opiekę jakiemuś nauczycielowi? W końcu to nauczyciel korzysta z tych zbiorów bibliotecznych i udostępnia je dzieciom, a nie księgowy. Pozdrawiam