Wartość księgozbioru-proszę o pomoc

[Marianna]

Witam, dzisiaj udałam się ze swoimi księgami do księgowości w celu ustalenia wartości księgozbioru. I oto co ustaliłam- od paru lat do księgowości jako wartośc podawana jest tylko suma wynikająca z księgi głównej księgozbioru. Nie dodawane były do tego księga podręczników i broszur ani odejmowane ubytki. Na dodatek ta suma nam się nie zgadza- tylko w 2007 roku mamy róznicę 25 zł (na plus u mnie). Jak ja mam z tego teraz wybrnąc? Ma ktoś może jakiś pomysł?
Moi drodzy, to jest własnie efekt lekceważenia biblioteki, szlag mnie trafia,że przez lata miała "prowadzić się" sama. Pracowali tu zupełnie przypadkowi ludzie i tak to teraz wygląda. Nie żebym ja była jakoś specjalnie wykształcona, bo pisałam już kiedyś, ze jestem po kursie- ale zalezy mi na dobru czytelników i biblioteki.

[Aqa]

Nie są to proste sprawy, ustalenie stanu księgozbioru. Jednak nie zawsze wynikają z głupoty poprzedników. Papierowe prowadzenie księgozbioru stwarza możliwość pomyłek, niestety.
Wiesz.. w latach 50- 75, u mnie pracowała pani bez kursu nawet, nauczycielka, po SN. Jej sposób prowadzenia ksiąg jest niezwykle staranny, czytelne wpisy,uwagi na marginesach ołówkiem /np.- dodatek bezpł- w książce broszur nr../. Po tej pani później znacznie, do lat 90, pracowała pani po studiach bibl. - i tu mam błędy, jak pominięcie numeracji, nie wykreślenie wpisanych do protokołu i zatwierdzonych ubytków.
1. Książka broszur i podręczników NIE wlicza się do wartości księgowej zbiorów. Ty natomiast prowadzisz uproszczoną ksiegowość również broszur.
Zbiory w książce broszur.. wchodzą w tzw. koszta- w ksiegowości, są to zbiory nietrwałe, podręczniki na jakis czas, programy nauczania.
2. Stan zbiorów ksiegowy, to: księgozbiór ksiąg głównych,księgi zbiorów specjalnych.
3. Nie ma prostej recepty uściślenia stanu zbiorów w przypadku błędów. Trzeba ich szukać.
Co niełatwe.
4. Najprościej jest zaproponować komputeryzację, komputer nie pozwoli na podwójne wpisy woluminów ani podwójne wykreślenia, -wtedy na koniec prac komputeryzacyjnych spisujesz protokół rozbieżności i ustalenia stanu bieżącego w oparciu o komputeryzację.

A w tej chwili??
Niestety, żmudne przejrzenie do tyłu rachunków, protokołów. Zrobienie sobie tabeli- i odhaczanie zgodności, wyłapanie błędów. W tym- sprawdzanie wykreśleń ubytków.
Gwoli sprawiedliwości tylko wspomnę, że wszyscy popełniamy błędy.
Zaletą jest szukanie pomyłek, znajdowanie.
Chociaż.. spotkałam na forum osobę, która .. hym.. uznaje, że błędów nigdy nie popełnia.

[beata2k]

Cóż poradzić?
Jeżeli zgadza Ci się to ca masz zapisane w księgach z kopiami tachunków, które powinnaś posiadać w bibliotece, to idź z rachunkami do księgowości. Może jakiś rachunek zapisano do broszur lub odwrotnie tez z broszur do księgi głównej.
Stan uzgadniam zawsze na początku każdego roku kalendarzowego. Pomyłki się zdarzają, ale zawsze wszystko wyjaśniamy. Jeżli istnieje jakaś niezgodność analizujemy poszczególne zakupy, księgowa musi poszukać w swoich teczkach oryginałów rachunków.

[Gość]

Ok doszłam skąd te 25 zł różnicy- mój błąd zresztą. Czyli jeszcze raz- podręczniki i broszury księgowości nie interesuja?? Mój Boże, kiedy ja to wszystko obejmę. A co z ubytkami? Tzn jak one to sobie odejmują? I co ja mam faktycznie im podawac, jako wartość księgozbioru, to co mam w księdze głównej??
A ilość woluminów? Podaję jak jest w księdze głownej czy dodaję podręczniki i broszury i odejmuję ubytki?

[Aqa]

Marianno, przy opisie faktury od razu zaznaczasz: pozycje 1- 5 /np./ - wpisane do księgi inwentarzowej nr..., pon numerami...
Pozycja 6 - wpisana do książki broszur i podręczników.
Pozycje 7-12- księga inwentarzowa zbiorów specjalnych.
I tu- z księgową przyjmujecie do stanu sumę : pozycji bez 6.
Odlicza się to.
Suma 6- idzie w księgowości do kosztów nietrwałych.

Ty z kolei- podliczasz zawsze stan ksiąg inwentarzowych: głównej i zbiorów specjalnych, - od kilku lat księgowa moja prosi o łączne sumowanie tych kwot: głowna i specjalne.
Mam już komputeryzację. W tabelce stanu zbiorów mam podane od razu: głowna xx, specjalne yy. Łcznie zz.
Już??

Jakby co, pytaj.

Fajnie, że błąd znalazłaś. Ja niedawno szukałam 50 gr. NIE mam dnia administracyjnego, muszę wpisywac do bazy MOL- przy uczniach, sprawdzam od razu ręcznie: ostatnia suma faktur + ubytki, dodane nowa faktura= hym.. Okazało się, że nie wpisałam do bazy owych 50 gr. /12,50/. Wydrukowałam strony księgi i porównywałam z fakturą liczba po liczbie. Tak bywa

[Marianna]

Uwaga, pytam
Chodzi o sprostowanie tych 25 zł. Księgowe muszą sobie dodac 60 zł za ksiażki, które ktoś wpisał jako 0 zł (potem zostały wycenione na 60 zł i nikt nie dał sprostowania do księgowości), a nastepnie muszą odjac 25 zł za podręczniki, które są wpisane na jednej fakturze z ksiażkami i nikt nie zauważył,że są w księdze podręczników. Wtedy wyjdą na moją sumę z księgi głównej (szczęśliwie w tym przypadku nie posiadam księgi zbiorów specjalnych). Jeżeli ktoś coś z tego rozumie, wyrażam swój głęboki szacunek
Czy księgowe na to pójdą? Pewnie to ja musze napisac protokoły prostujące, tylko jak?
I bardzo gorąco dziękuję za pomoc.

[Marianna]

Jeszcze jedno. Przeleciałam wszystkie faktury z wpisami do ksiąg, wszystko mi się zgadza. Ale Robiłam we wrześniu skontrum i stan faktyczny księgozbioru podałam doliczając wartość i ilość z księgi broszur i podręczników i odejmując ubytki. Tak jak zrobiła to 5 lat temu moja poprzedniczka. Ale to nie jest informacja dla księgowej? Skoro ma być bez podręczników i broszur... Litości!! To która kwota z protokołu skontrum jest satysfakcjonująca dla księgowości??

[Aqa]

Bez broszur i podręczników.
Broszury i podr. oczywiście też prowadzisz, wpisujesz do Książki inwentarzowej, zbierasz i opisujesz faktury oraz ubytki. Ale nie podajesz tego ksiegowej ani w stanie ani nie dajesz faktur z ubytkami- takie faktury podpisuje ci tylko dyrektor.
Idź do ksiegowej wyjaśnic kwestie, nie ma innego wyjścia. Każdy młody pracownik ma prawo do błędów. Owszem, jest to dla ksiegowej problem, bo ona podaje stan zbiorów do OP. Musi to skorygowac. Ale.. się zastanawiam.. przecież ona również liczy faktury i stan finansowy, jej się zgadza?? Nie powinien

[Marianna]

Czyli muszę ten protokół skontrum poprawić? Stan faktyczny księgozbioru podać księga główna minus ubytki.
Miałam momentami wrażenie siedząc w tej księgowości,że one wiedzą jeszcze mniej niż ja... Po prostu zapowiada się miła współpraca A wyszły od tego,że kazały mi poprawiać ostatnie 15 dowodów wpływów. Nie dośc,że na ich prośbę piszę specjalne pisemko do każdego dowodu wpływu, to jeszcze się zorientowały,że brakuje im w nich jednego słówka. Jakby to kurczę miało znaczenie w obliczu ogromu bałaganu, który mamy na stanie.
Aga, jesteś kochana

[Aqa]

Widzisz, trudno mi napisac co konkretnie powinnaś zrobić, jak nie wiem, gdzie leży sedno.
Ja wybrałabym komputeryzację jako drogę do uporządkowania stanu. a na obecną chwilę dałabym sobie spokój z szukaniem błędu. Ale to potrwa. Stad:
- zostawić stan ksiegowej do czasu skomputeryzowania? Potem jasny port. korekty
- szukać błędów, jeśli sprawdziłaś faktury.. a to może trzeba WSZYSTKIE, bo błąd może być powielany od lat /np. poprzedniczki nie szukały go,tylko przyjmowały dane księgowej/
- jeśli to twoje 25 zł, które wiesz, gdzie są, umiesz poprawić /no te broszury/- piszesz protokól: korekty stanu zbiorów.. Błąd wynikał z ... Suma powinna wynieść.. Wnoszę o uznanie tej sumy za ostateczną.
- Błąd musi być jasno sprecyzowany,do sprawdzenia i korekty. Sporządzony w porozumieniu z księgową i dyrekcją.

[Marianna]

Dziękuję. Już się lepiej czuję przed jutrzejszą wizytą. Wiem czego się trzymać przynajmniej.
Co do komputeryzacji - brak środków na program. A pracować na jakimś kiepskim darmowym programie mi się nie uśmiecha po lekturze forum- większość osób jest niezadowolona, niestety.