bbep
Posty: 2
Rejestracja: piątek 13 lis 2020, 13:37

Co zrobić z dokumentacją biblioteki szkolnej po 5 latach

piątek 13 lis 2020, 14:14

Drogie koleżanki i koledzy bibliotekarze bardzo proszę o radę i pomoc.

Od pewnego czasu poszukuje informacji i przepisów prawnych dotyczących tego, co zrobić z dokumentacją biblioteczną: kopiami dowodów wpływu zbiorów, protokołami ubytków, protokołami selekcji księgozbioru, protokołami skontrum, rozliczeniami nagród książkowych zakupionych z funduszu rady Rodziców, planami pracy i sprawozdaniami z pracy biblioteki szkolnej (po 5 latach przechowywania ich w dokumentacji biblioteki).

Oryginały tych dokumentów znajdują się w sekretariacie szkoły (plany i sprawozdania biblioteki i wykaz osób, które otrzymały nagrody książkowe z funduszy Rady Rodziców), w księgowości (oryginały dowodów wpływu i ubytków oraz protokoły selekcji zbiorów i protokoły skontrum), a w dokumentacji Rady Rodziców (faktury za zakupione książki na nagrody), a później w archiwum szkolnym i po 5 latach zgodnie z Instrukcją archiwalną i Szkolnym wykazem rzeczowym akt są niszczone.

Do archiwum szkolnego nie mogę przekazać swoich dokumentów, bo w archiwum nie przechowują kopii dokumentów (a przecież te kopie w bibliotekach są dokumentami). Zniszczyć sama ich też nie mogę.


Poradźcie mi, co mam więc z tymi dokumentami zrobić i na jakiej podstawie (przepis prawny).

Nadmieniam, że księgi inwentarzowe, rejestry ubytków w wersji papierowej i elektronicznej są przechowywane w bibliotece bezterminowo.

Beata 8
Posty: 39
Rejestracja: piątek 04 paź 2019, 18:28

Re: Co zrobić z dokumentacją biblioteki szkolnej po 5 latach

piątek 13 lis 2020, 19:46

bbep pisze: kopiami dowodów wpływu zbiorów, protokołami ubytków, protokołami selekcji księgozbioru, protokołami skontrum,
Zostaw w segregatorach, a resztę do niszczarki. Przepisów nie znam, ale tak robię.

bibliofanka
Posty: 2
Rejestracja: czwartek 30 kwie 2020, 23:14

Re: Co zrobić z dokumentacją biblioteki szkolnej po 5 latach

sobota 14 lis 2020, 11:11

Nie rozumiem dlaczeho nie możesz zdać do atchiwum. Z tego co wiem to przygotowując dokumentację należy złozyć dokumentację bez zbednych kopii, notatek, a np. sprawozdania budżetowe maja być roczne ( jesli były tobione kwartalnie to wystarczy półroczne i roczne), ale to dotyczy przygotowania dokumentacji/ teczki do zdania z konkretnej komórki organizacyjnej w tym przypadku biblioteki. Chyba nie do końca tak jest, że dokumentacja biblioteki (oryginały) przechowywana jest w innych komórkach. Zapewne masz rację, ale np. Ksiegowa ma wprawdzie oryginały zakupu ksiązek, protokoły darów czy skontrum, ale ona prowadzi swoją dokumentację i u niej to będą ,, dowody księgowe" , a u Ciebie ( nie pamiętam dokładnie) ,,dowody wpływów,, i na każdej fakturze czy protokole ( ja tak robię) zaznaczysz nr akcesji, a księgowa jeszcze inaczej, bo u niej zbiorowo i z całej szkoły. W ksiegowosci czy sekretariacie biblioteczne ,,papiery,, to tylko jedne z wielu dokumentow skladajacych się na pełna dokumentację szkolną, a w bibliotece jako głównej komórce będą ważną dokumentacją. W JRWA szkoły jest ujęta biblioteka szkolna i w/g tego składasz teczki do archiwum.

AHa
Posty: 10
Rejestracja: piątek 18 sie 2017, 10:29

Re: Co zrobić z dokumentacją biblioteki szkolnej po 5 latach

niedziela 15 lis 2020, 01:17

Zasady ewidencji bibliotecznej określa "ROZPORZĄDZENIE MINISTRA KULTURY I DZIEDZICTWA NARODOWEGO z dnia 29 października 2008 r.w sprawie sposobu ewidencji materiałów bibliotecznych"

Ale spójrz na to zdroworozsądkowo.
Oryginały ksiąg inwentarzowych są w bibliotece i są wieczne, to bezdyskusyjne
Co do pozostałych dokumentów, słusznie zauważasz że oryginały są przechowywane/ nieprzechowywane w odpowiednich miejscach. Więc Ty za nie nie odpowiadasz.. Ty masz kopie, które nie podlegają archiwizacji. A czemu je masz? Bo mogą być potrzebne Tobie lub Twoim następcom. Jeżeli nie będą, nie warto ich przechowywać. Jeżeli zawierają dane osobowe - do przechowywania należy podchodzić ostrożnie, lepiej ich nie mieć.
Doświadczenie bibliotekarskie uczy, że dowody akcesji/ ubytkowania/ skontrów, a więc to, co zgodnie z Rozporządzeniem jest podstawą zapisów w księdze inwentarzowej, przechowywać warto i warto mieć je u siebie, a nie tylko u księgowej. Jest się do czego odwołać, jeśli w księdze inwentarzowej coś przestaje się zgadzać. (Oczywiście ze skontrów potrzebujesz sprawozdań i list braków, a nie tzw. arkuszy, używanych w czasach przedkomputerowych - te należy traktować jako notatki, brudnopisy).
Rozliczenia z Radą Rodziców przechowujesz dla własnego bezpieczeństwa, ale nie ma powodu robić tego dłużej niż 5 lat. Sprawozdania, plany pracy itp tworzysz dla dyrekcji, i to ona je przechowuje. Ty swoje egzemplarze trzymasz tylko o ile chcesz, sama dla siebie, i niszczysz kiedy uznasz je za niepotrzebne (nie rób tego zbyt wcześnie; zawarte w nich dane mogą Ci się przydać przy awansie czy czymś takim, ale zapewne istnieją w formie elektronicznej, nie papierowej). Kopie wszelkiego rodzaju list nagród, monitów itp najlepiej niszczyć od razu, gdy tylko przestajesz na nich pracować - RODO.
Co to znaczy, że sama zniszczyć ich nie możesz? Problem techniczny (nie masz dostępu do niszczarki) czy organizacyjny (ktoś Ci zabrania)? Jeżeli techniczny, da się jakoś obejść; jeżeli organizacyjny - tłumacz, że to są kopie.

W ogóle biblioteka to książki i radość ich czytania. Ewidencja to tylko dodatek: ma ułatwiać utrzymywania porządku w księgozbiorze. Gdyby temu nie służyła, nie miałaby sensu.

bbep
Posty: 2
Rejestracja: piątek 13 lis 2020, 13:37

Re: Co zrobić z dokumentacją biblioteki szkolnej po 5 latach

piątek 27 lis 2020, 14:35

Bardzo serdecznie dziękuję za odpowiedzi.

A może jeszcze ktoś inny wypowie się w interesującej mnie sprawie i poda mi swoje propozycje, co zrobić z tymi starymi dokumentami? Dobrze byłoby, aby był na to jakiś przepis prawny.
Pozdrawiam wszystkich forumowiczów i życzę zdrowia w tym trudnym czasie.

Basia
Posty: 440
Rejestracja: wtorek 11 kwie 2006, 08:16

Re: Co zrobić z dokumentacją biblioteki szkolnej po 5 latach

piątek 27 lis 2020, 18:58

Dowody wpływu zbiorów, protokoły ubytków, protokoły selekcji księgozbioru, protokoły skontrum u mnie są przechowywane tak jak księgi inwentarzowe tzn. dożywotnio :)
Jakoś nigdy mi to nie przeszkadzało, aż tak dużo miejsca nie zajmują, żeby to miał być problem

Rudolfina
Posty: 247
Rejestracja: wtorek 29 sty 2019, 10:25

Re: Co zrobić z dokumentacją biblioteki szkolnej po 5 latach

poniedziałek 30 lis 2020, 11:32

Dowody wpływu po pięciu latach lądują w niszczarce. Oczywiście kopie, bo oryginały są u księgowej. Pozostała dokumentacja jest przechowywana w bibliotece w archiwalnej szafie. Nie zajmuje dużo miejsca.

Julia65
Posty: 217
Rejestracja: piątek 12 cze 2015, 17:37

Re: Co zrobić z dokumentacją biblioteki szkolnej po 5 latach

poniedziałek 30 lis 2020, 13:07

Ja też przechowuję wszystkie dowody wpływu , ubytków protokoły skontrum itp. Jak napisała Basia nie zajmują dużo miejsca. Po pięciu latach można wyrzucić np. sprawozdania z działalności biblioteki, chociaż i one się przydają kiedy trzeba napisać informacje do OP. Wydaje mi się, że dowody wpływu powinny być przechowywane bo one są uzupełniniem ksiąg inwentarzowych i stanowią kompletną dokumentacje biblioteki. A że są w księgowości. Tam są gromadzone do innych celów.

sylv
Posty: 246
Rejestracja: czwartek 25 sie 2016, 14:18

Re: Co zrobić z dokumentacją biblioteki szkolnej po 5 latach

wtorek 01 gru 2020, 09:29

Osobiście bym żadnych dowodów wpływu itp nie wyrzuciła, bo nie tak dawno prostowałam błędy sprzed 6, 7 lat ;) Gdyby nie dowody wpływu, to byłoby ciężko. Ale u mnie troszki bałagan w bibliotece był, gdy zaczęłam pracę, cóż... 8)

Zuzza
Posty: 617
Rejestracja: czwartek 05 cze 2008, 14:15

Re: Co zrobić z dokumentacją biblioteki szkolnej po 5 latach

wtorek 01 gru 2020, 12:14

u mnie od lat czterdziestych dowody wpływów i protokoły ubytków. Bardzo przydatne przy trwającej obecnie komputeryzacji. Na przykład nie było dat w księdze i musiałam brać je ze starych dowodów wpływów - w księdze był tylko nr dowodu wpływu.

MaciejWr
Posty: 2
Rejestracja: środa 25 lis 2020, 12:51

Re: Co zrobić z dokumentacją biblioteki szkolnej po 5 latach

wtorek 01 gru 2020, 13:42

oryginały do archiwizacji, a kopie zniszczyć. nigdy nic nie wiadomo i może się okazać, że taka dokumentacja może być potrzebna

Wróć do „Biblioteka w Szkole - Forum Ogólne”

Kto jest online

Użytkownicy przeglądający to forum: Bing [Bot], Google [Bot] i 16 gości